Trong các lĩnh vực khác nhau, bạn có thể dễ dàng bắt gặp cụm từ WIP xuất hiện thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết WIP là gì và vì sao nó được coi trọng đến vậy. Bài viết này của faffiliate.com sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm này và ứng dụng sao để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
WIP là gì?
WIP là gì? WIP là từ viết tắt của cụm từ “Work in Progress”, được hiểu đơn giản là công việc đang thực hiện. Thuật ngữ này dùng để chỉ các nhiệm vụ chưa được hoàn tất và trong tiến trình hoàn thành. Nó được ứng dụng trong nhiều ngành nghề cần nhiều thời gian, thường thấy trong sản xuất và thi công. Chính vì vậy mà WIP có thể phản ánh trạng thái công việc đang dở dang, chưa đưa ra kết quả cuối cùng.
Trong thực tế, khái niệm này xuất hiện thường xuyên trong thiết kế, xây dựng, sản xuất và chuỗi cung ứng. Thuật ngữ này dùng để mô tả hàng hóa, sản phẩm mới được hoàn thành một phần nhất định. Nó cũng biểu thị cho các công đoạn đang chờ được xử lý trong một dây chuyền sản xuất. Việc hiểu rõ WIP sẽ giúp nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, tối ưu hiệu quả, hạn chế rủi ro khi vận hành doanh nghiệp.
Công thức áp dụng để tính WIP là gì?
Sau khi tìm hiểu về WIP là gì, mọi người cần biết rõ hơn về công thức tính được WIP nhanh chóng. Cụ thể:
WIP = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – Sản phẩm đã hoàn thành
Công thức này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được số lượng hàng hóa đang ở trong trạng thái dở dang. Nhờ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát được tiến độ và phân bổ nguồn lực sản xuất sao cho hợp lý.
Ví dụ, một doanh nghiệp bắt đầu sản xuất 100 chiếc điều hòa trong 1 ca làm việc cố định. Sau khi hết giờ, họ chỉ đạt được 60 chiếc tiêu chuẩn và có khả năng xuất xưởng. Khi áp dụng công thức trên, ta có được WIP = 100 – 60 = 40, tức là còn 40 sản phẩm đang trong quá trình sản xuất. Điều này cho thấy được rằng, chỉ số WIP phản ánh rõ ràng hình ảnh thực tế trong dây chuyền.
Lý do mà doanh nghiệp nên ứng dụng WIP là gì?
Hiểu rõ được WIP là gì và áp dụng vào quản trị sản xuất sẽ giúp mang tới vô vàn lợi ích thiết thực. Dưới đây là những điểm nổi bật khi các doanh nghiệp ứng dụng WIP vào trong kinh doanh:
- Tăng hiệu quả: Khi chỉ số này giảm, các công đoạn sản xuất sẽ được diễn ra trôi chảy và không bị gián đoạn. Điều này giúp sản phẩm được hoàn thành nhanh và tiết kiệm chi phí sản xuất đáng kể.
- Rút ngắn thời gian chờ: WIP thường đi kèm với sự chậm trễ giữa các khâu sản xuất. Việc giảm được WIP sẽ giúp sản phẩm có thể hoàn tất nhanh, rút thời gian chờ.
- Tối ưu nguồn lực: Doanh nghiệp có thể tận dụng hiệu quả trong việc phân công lao động, máy móc, thiết bị. Điều này giúp tình trạng lãng phí giảm và tăng năng suất tổng thể.
- Nâng cao khả năng đáp ứng: Khi quy trình sản xuất không bị ứ đọng, doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý các đơn hàng khẩn cấp. Từ đó họ linh hoạt hơn trong việc đáp ứng thay đổi từ phía khách hàng.
- Tăng khả năng dự đoán: Khi chỉ số này giảm, nhà quản lý có thể dễ dàng ước tính thời gian hoàn thành sản phẩm chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện uy tín trong quá trình giao hàng đúng hẹn.
- Xây dựng niềm tin với khách hàng: Khách hàng đánh giá cao các doanh nghiệp có năng lực sản xuất nhanh, linh hoạt. Việc giảm được WIP sẽ góp phần tạo sự tin tưởng, giữ chân khách hàng lâu dài.
Cách giúp doanh nghiệp có thể giảm WIP hiệu quả
Giảm WIP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa sản xuất và nâng cao hiệu quả vận hành. Khi tìm hiểu WIP là gì, bạn sẽ thấy được rằng chỉ số này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí tồn kho mà còn là tốc độ hoàn thành sản phẩm. Dưới đây là các phương pháp phổ biến giúp tinh gọn sản xuất.
Sản xuất đúng lúc
Phương pháp này giúp doanh nghiệp có thể sản xuất và cung ứng đúng sản phẩm theo số lượng và thời điểm. Điều này giúp giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, hạn chế chậm trễ và loại bỏ hoạt động không cần thiết. Điều đó giúp doanh nghiệp có thể cải thiện tốc độ, tối ưu hóa chi phí, giảm chỉ số WIP.
Xác định thiết bị lỗi
Máy móc, thiết bị hỏng là nguyên nhân gây ra việc tắc nghẽn trong quy trình và làm chỉ số WIP tăng. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ, phát hiện các lỗi kỹ thuật để kịp thời khắc phục. Việc duy trì thiết bị ổn định giúp quy trình ít bị gián đoạn và tiết kiệm thời gian xử lý.
Điều phối nhân viên
Việc điều phối nhân sự đúng cách giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong từng giai đoạn. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận giúp kiểm soát quá trình sản xuất được linh hoạt hơn. Khi tất cả cùng tập trung tại một mục tiêu chung thì quy trình vận hành sẽ ít sai sót hơn.
Những sai lầm thường thấy khi ứng dụng WIP là gì?
Sau khi tìm hiểu WIP là gì thì mọi người sẽ thấy có khá nhiều các sai lầm sẽ có thể mắc phải. Điều này khiến cho quá trình tối ưu sản xuất bị ảnh hưởng, kết quả không được như kỳ vọng. Cùng xem các sai lầm và đưa ra những định hướng chuẩn nhé.
Sai sót số liệu
Một trong số những lỗi lầm phổ biến nhất khi quản lý WIP chính là sai lệch trong thống kê số liệu. Nếu việc thống kê thực hiện không chính xác, toàn bộ kế hoạch sản xuất và tài chính đều sẽ bị ảnh hưởng. Điều này sẽ gây tổn thật lâu dài cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Nguyên nhân của sai sót này thường đến do sự chủ quan của người lập báo cáo. Khi có quá nhiều số liệu sai lệch, niềm tin của nhà đầu tư, khách hàng cũng bị ảnh hưởng. Để khắc phục thì cần có quy trình kiểm tra chéo và có phần mềm để theo dõi một cách chính xác.
Kết toán chi phí sai
Một vài lỗi thường thấy khi quản lý WIP chính là chênh lệch khi thực hiện kết toán các chi phí nội bộ. Ví dụ doanh nghiệp tính toán WIP hàng năm nhưng lại bổ sung chi phí định kì theo năm. Điều này sẽ làm kết quả lợi nhuận bị biến động, không phản ảnh được tình hình tài chính thực tế.
Việc báo cáo WIP sẽ phụ thuộc nhiều vào sự chính xác và nhất quán thể hiện trong hồ sơ chi phí. Nếu các tài liệu không được lưu trữ đầy đủ, kế toán khó có thể dự đoán các chi phí cần cho dự án. Điều này sẽ gây khó khăn khi dự báo tài chính, gây cản trở cho việc tối đa hóa lợi nhuận của dự án.
Giới hạn dùng WIP
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng một tài khoản WIP duy nhất để quản lý toàn bộ sản phẩm. Cách làm này khiến cho việc đánh giá tiến độ dự án khó khăn và gây ra nhiều sai lệch. Do đó, các nhà quản lý cần phải đối chiếu và phân loại theo từng đơn hàng riêng biệt. Việc này giúp doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình và tránh rủi ro việc số liệu bị lệch.
WIP và cách hiểu theo từng ngành nghề khác nhau
WIP không chỉ gói gọn trong lĩnh vực sản xuất mà còn được ứng dụng tại nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy đặc thù của từng nghề, WIP có thể được hiểu theo nhiều góc độ như:
- Ngành xây dựng: Trong ngành này, WIP được hiểu là nguyên liệu thô hoặc bán thành phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất. Trong đó bao gồm: vật liệu, máy móc, nhân công theo từng giai đoạn.
- Quá trình sản xuất: Trong lĩnh vực này thì WIP được hiểu là thành phẩm trước khi được đưa ra ngoài thị trường. Ví dụ như đồ ăn thì WIP sẽ gồm khâu chuẩn bị nguyên liệu, chế biến, đóng gói.
- Hàng tồn kho: Hàng hóa tồn lại trong kho do các lỗi trong quá trình sản xuất cũng được gọi là WIP. Doanh nghiệp cần quản lý và phân phối hợp lý để tránh việc thất thoát, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Qua những thông tin trên, hẳn là bạn đã có thể hiểu rõ về WIP là gì, tầm quan trọng và ứng dụng thực tiễn. Nếu biết cách quản lý hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng tối ưu quy trình làm việc, tránh lãng phí và tạo ra một chất lượng hiệu quả. Hãy bắt đầu ứng dụng WIP vào công việc ngay từ hôm nay để nhận thấy được rõ sự khác biệt.
Bạn đang cần tìm kiếm một giải pháp giúp đưa thương hiệu của bạn lên tầm cao mới trên môi trường số? Faffiliate.com sẵn sàng đồng hành cùng với mọi người trong dịch vụ thiết kế website tối ưu chuẩn SEO và trải nghiệm người dùng tốt nhất. Chúng tôi không chỉ tạo website đẹp mắt mà còn giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và mở rộng tệp khách hàng. Hãy bắt đầu hành trình xây dựng thương hiệu online ngay từ hôm nay cùng với chúng tôi để bứt phá doanh thu nhé.
