Outlook là gì chắc hẳn mọi người đã nghe rất nhiều khi làm việc ở môi trường văn phòng hiện đại. Đây là một trong những giải pháp góp phần vào việc quản lý Email, lên kế hoạch, tổ chức việc làm tại cùng nền tảng. Với khả năng đồng bộ hoá vượt trội, tính bảo mật tương đối cao đã giúp Outlook trở thành lựa chọn phù hợp cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp.
Outlook là gì?
Outlook là gì được biết tới như một phần mềm quản lý thông tin cá nhân do Microsoft phát hành. Trong công việc, ứng dụng được sử dụng với vai trò chính là nhận, gửi, tổng hợp Email… Ngoài ra, Outlook còn sở hữu rất nhiều tính năng nổi trội khác như ghi chú, lịch, tạo lời nhắc hay cuộc hẹn.
Phần mềm ra đời phục vụ nhu cầu của mọi đối tượng, nổi bật là các cá nhân, dân văn phòng hay doanh nghiệp. Nhờ vào công cụ này giúp cho mọi người có thể sắp xếp được công việc logic, khoa học, đảm bảo đúng tiến độ, lịch trì và duy trì quản lý đội nhóm được hiệu quả hơn.
Ưu và nhược điểm của Outlook là gì?
Biết được Outlook là gì có thể thấy đây là một phần mềm nổi bật với nhiều tính năng vượt trội. Thế nhưng, công cụ vẫn tồn tại song song giữa các ưu và nhược điểm mà bạn cần biết đến như sau.
Ưu điểm Outlook là gì?
Outlook là gì và những ưu điểm nào được nhiều người quan tâm. Ngay từ khi phát hành, phần mềm đã nhận được đánh giá của đông đảo khách hàng nhờ vào hàng loạt ưu điểm nổi bật như sau:
- Tốc độ truy cập nhanh: Các công ty, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Outlook bởi tốc độ truy cập nhanh. Việc soạn thảo, gửi hay nhận thư đều được diễn ra tức thì, giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho người dùng. Bạn còn có thể kết hợp phần mềm với Onedrive để giúp gửi Email có dung lượng lớn.
- Bảo mật cao, chặn thư Spam: Đây là tính năng tuyệt vời mà Outlook mang tới cho người dùng. Nếu Email của bạn nhận được tin nhắn từ địa chỉ không đáng tin cậy sẽ bị phần mềm chặn hoàn toàn. Đồng thời Outlook còn mang tới tính năng tạo địa chỉ Email dùng 1 lần, hỗ trợ bảo mật cho tài khoản hội viên tốt hơn.
- Dung lượng lưu trữ không giới hạn: Phần mềm sắp xếp Email gửi và nhận theo thời gian, dung lượng… để lưu trữ không giới hạn.
- Liên kết được nhiều nền tảng mạng xã hội: Outlook có khả năng liên kết với Facebook, Linkedin, Twitter… Điều này giúp người dùng dễ dàng chia sẻ những nội dung quan trọng và thú vị.
- Mở được nhiều cửa sổ cùng lúc: Phần mềm cập nhật tính năng này giúp bạn thao tác được nhiều công việc mà không cần chuyển tab khiến mất thời gian truy cập.
Nhược điểm
Sau khi tìm hiểu Outlook là gì và những ưu điểm nổi bật có thể thấy phần mềm vẫn còn một vài hạn chế nhất định. Bạn nên cân nhắc kỹ càng trước khi sử dụng để đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất.
- Thiết kế giao diện của phần mềm còn khá phức tạp, chính vì thế đối với những người mới làm quen vẫn có thể lúng túng, gặp khó khăn.
- Ứng dụng chỉ hoạt động mượt mà khi có đầy đủ kết nối mạng.
- Hệ thống vẫn có thể bị lỗi khiến cho người dùng gặp phải một số trục trặc nhất định như không nhận được thư, thông báo quan trọng.
Cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất
Để có thể sử dụng được tính năng có trên Outlook trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản Email thuộc nhà cung cấp Microsoft. Cách thực hiện không quá phức tạp, chỉ cần bạn làm đúng hướng dẫn sau.
- Bước 1: Người dùng truy cập vào trong địa chỉ chính thức https://signup.live.com/ rồi nhấp chuột chọn vào “ Get New Email Address” để tiến hành mở tài khoản mới > Tiếp tục nhất Outlook.
- Bước 2: Sau khi người dùng điền địa chỉ Email và mật khẩu rồi chọn mục Next.
- Bước 3: Tiếp đó, người dùng sẽ được chuyển tới bước đăng ký tiếp theo. Tại đây bạn cần phải điền các thông tin bao gồm: First Name (tên) và Last Name (họ) > Chọn mục Next.
- Bước 4: Tiếp tục hoàn thành các trường thông tin Country (quốc gia), Birthdate (ngày tháng năm sinh) > Chọn next > Điền mã xác thực là hoàn thành đăng ký.
- Bước 5: Sau khi có tài khoản Outlook cho riêng mình bạn sẽ được quyền thiết lập hộp thư dựa vào các tính năng phần mềm đang cung cấp.
- Bước 6: Giao diện hòm thư Outlook ngay lập tức hiển thị, khi đó bạn sẽ thực hiện các thao tác nhận/gửi Email hay lưu trữ thông tin cần thiết nhanh chóng.
Điểm khác nhau giữa Gmail với Outlook là gì?
Nhiều người hiện vẫn đang nhầm lẫn giữa Gmail với Outlook bởi đây là hai công cụ cung cấp dịch vụ Email phổ biến. Tuy nhiên, giữa hai ứng dụng sẽ có các đặc điểm riêng biệt mà bạn nên biết đến như sau.
| Yếu tố | Gmail | Outlook |
| Giao diện | Đơn giản, thân thiện giúp người dùng dễ dàng làm quen. | Phức tạp hơn, mang đậm phong cách công sở. Có một vào thao tác cần phải thực hiện thủ công. |
| Tính năng | Hỗ trợ cho người dùng trên nhiều nền tảng khác nhau nhưng chưa đa dạng như phần mềm Outlook. | Các tính năng được nâng cấp liên tục phù hợp nhu cầu mọi người như: Tích hợp lịch làm việc, tạo chữ ký, Email mẫu… |
| Tính bảo mật | Bảo mật qua 2 lớp và cung cấp mã OTP lấy lại mật khẩu qua Email, SĐT… | Bảo mật cao, có thể thống kê kỹ càng số liệu liên quan tới Email. |
Toàn bộ nội dung trên chắc hẳn đã giúp bạn biết được Outlook là gì. Nhờ vào chức năng quản lý dữ liệu, công việc toàn diện, thuận tiện, phần mềm hứa hẹn mang tới nhiều lợi ích cho người dùng và doanh nghiệp trong khi làm việc. Để theo dõi thêm nhiều thông tin hữu ích khác về các ứng dụng công nghệ hiện đại này bạn đừng quên truy cập vào faffiliate.com ngay hôm nay.
